OFFICE MANAGER

La figura selezionata dovrà coniugare professionalità e discrezione, in linea con l’identità e il posizionamento di alto livello della società, riuscendo a combinare precisione operativa, cura dell’esperienza dell’ospite e capacità di coordinamento interno, fornendo un presidio trasversale anche su attività di supporto IT. In particolare, si occuperà di:

Accoglienza e gestione ospiti

Accoglienza clienti e visitatori;

Cura dell’esperienza dell’ospite;

Preparazione, riordino e cura degli spazi (sale riunioni, reception, aree comuni);

Gestione sale riunioni e meeting

Verifica dello stato delle sale;

Supporto logistico e organizzativo per meeting in presenza, videocall;

Allestimento per pranzi di lavoro, in costante coordinamento con assistenti e team.

Supporto area IT

Gestione operativa degli acquisti IT (hardware di base, accessori, materiali di consumo), in coordinamento con i referenti interni;

Monitoraggio delle dotazioni IT e segnalazione di eventuali necessità o criticità, con interfaccia con la società IT esterna per segnalazioni e coordinamento degli interventi;

Supporto di primo livello agli utenti per problematiche semplici (es. connessioni, sale riunioni, videocall);

Supporto logistico nell’onboarding di nuovi dipendenti (predisposizione postazioni, dotazioni base).

Front office e comunicazione

Gestione del centralino telefonico;

Gestione degli accessi degli ospiti e comunicazione con i team interni;

Ricezione e gestione di corrispondenza, pacchi e spedizioni.

Gestione operativa e organizzativa

Supervisione e riordino delle dotazioni della reception (bevande, materiali, forniture);

Gestione degli acquisti generali;

Supporto alle attività di segreteria (es. organizzazione viaggi, modifiche prenotazioni, supporto documentale);

Coordinamento con fornitori.

Si richiedono:

Diploma;

Esperienza pregressa nel ruolo, preferibilmente in contesti di rappresentanza o in società di consulenza strutturate;

Ottime doti relazionali, comunicative e di problem solving, approccio proattivo e orientato al servizio;

Predisposizione al lavoro in team;

Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata (la conoscenza di un’eventuale altra lingua sarà considerata un plus);

Ottima padronanza dei principali strumenti informatici (pacchetto Office, calendari condivisi, Teams);

Precisione, riservatezza, capacità organizzativa e autonomia operativa completano il profilo.

Luogo di lavoro: Milano (centro).

Orario di lavoro: full time 40 ore settimanali, lunedì-venerdì, 9.30-13.00 e 14.00-18.30.

Si offre inserimento iniziale a tempo determinato in somministrazione, con contratto della durata di 1 anno, finalizzato. CCNL Commercio, 4° livello, RAL 25K, ticket 7€.

L'offerta è rivolta a candidatə nel rispetto del Dlgs 198/2006 e dei Dlgs 215/2003 e 216/2003 e della PdR 125/2022.

Le persone interessate sono invitate a leggere l'informativa privacy ex artt. 13 e 14 del Reg. UE 2016/679.

Aut. Min. Prot. N. 1207 – SG del 16/12/2004